eProcurement Portal के माध्यम से Online Bid submission के लिए विशेष निर्देश:-

1.बोलीदाताओं/Bidders को सबसे पहले Home Page पर दिख रही लिंक Online Bidder Enrollment पर क्लिक कर इस पोर्टल पर अपना ऑनलाइन नामांकन/enrollment करना होगा| फिर पोर्टल पर इ-टोकन/e-token के साथ डिजिटल हस्ताक्षर नामांकन/Digital Signature enrollment करने के बाद ही Bidders पोर्टल पर लॉगिन कर सकते  है| बोलीदाताओं/Bidders अपने लिए इ-टोकन eMudhraCA/GNFC/IDRBT/MtnlTrustline/SafeScript/TCS आदि अधिकृत Certifying Authorities में से किसी से भी प्राप्त कर सकते हैं|

2.बोलीदाता/Bidder नामांकन/enrollment के दौरान चुने हुए अपने User ID और Password  के द्वारा पोर्टल में लॉगिन कर सकता है।

3.पंजीकृत/Registered ई-टोकन/e-tokan का इस्तेमाल बोलीदाता/Bidder द्वारा किया जाना चाहिए और अन्य लोगों द्वारा इसका दुरुपयोग नहीं किया जाना चाहिए|

4.एक बार एक Account से मैप/mapped DSC किसी अन्य Account में remapped नहीं की जा सकती है| इसे केवल निष्क्रिय/Inactivate किया जा सकता है।

5.बोलीदाता/Bidder  My Documents विकल्प/option के अंतर्गत कई दस्तावेज़ों जैसे प्रमाण पत्रों, खरीद के आदेश का विवरण आदि को पहले से save कर के रख सकता है और इन्हे निविदा आवश्यकताओं के अनुसार चुन सकता है तथा Bid Submit करने के दौरान Bid Documents के साथ संलग्न/Attach कर सकता है|

6.निविदा अनुसूची/Tender Schedule डाउनलोड करने के बाद बोलीदाता/Bidder को ध्यान से निविदा दस्तावेज/Tender Document के अनुसार दस्तावेज/Documents जमा करना चाहिए अन्यथा बोली/Bid खारिज/Reject कर दी जाएगी|

7. BOQ (Bill of Quantity) बोलीदाता/Bidder द्वारा प्रतिस्थापित/Replace या संशोधित/Modified नहीं किया जाना चाहिए और Relevant columns को भरने के बाद same BOQ को अपलोड किया जाना चाहिए अन्यथा बोलीदाता/Bidder निविदा/Tender के लिए रद्द किया जा सकता है|बोलीदाता/Bidder को केवल अपना नाम और values भरने की अनुमति दी जाती है|

8.यदि बोलीदाता/Bidder कोई स्पष्टीकरण चाहता है तो वह इसे eProcurement Portal के माध्यम से ऑनलाइन प्राप्त कर सकता है या निविदा दस्तावेज/Tender Document में दिए गए संपर्क विवरण/Contact Details के माध्यम से प्राप्त कर सकता है|

9.बोलीदाता/Bidder को Bid Documents को पहले से तैयार करना चाहिए जो उसे submit करने हैं| निविदा अनुसूची/Tender Schedule में दिए संकेत के अनुसार ये documents PDF/xls/RAR/DWF प्रारूपों/formats में होने चाहिए| एक से अधिक दस्तावेज/Document होने पर उन्हें एक साथ जोड़ा जा सकता है।

10.बोलीदाता/Bidder को निविदा/Tender में निर्दिष्ट/specified EMD(Earnest Money Deposit) की व्यवस्था करनी चाहिए। EMD की मूल प्रति Post/Courier द्वारा या निविदा आमंत्रण करने वाले व्यक्ति/Tender Inviting Authority  के पास Bid Submission की तारीख और समय के भीतर जमा कर देना चाहिए|

11.बोलीदाता/Bidder नियमों और शर्तों/Terms & Conditions को पढ़ना चाहिए और Bid Submit करने के लिए आगे बढ़ने के लिए उन्हें स्वीकार करना चाहिए|

12.बोलीदाता/Bidder को बोली प्रस्तुत करने की प्रक्रिया/Bid Submission Process के दौरान किसी भी देरी या समस्या से बचने के लिए निर्धारित समय से पहले ही Tender Documents को online जमा कर देना चाहिए|

13.Server end में upload की जाने वाली फ़ाइल के size की कोई सीमा/limit नहीं है। फिर भी Upload का निर्णय Client के System में उपलब्ध Memory के साथ-साथ उस Point of time में Client के लिए उपलब्ध Network Bandwidth पर होता है|

14.File Size को कम करने के लिए, बोलीदाताओं/Bidders को 75-100 DPI में दस्तावेजों/Documents को स्कैन/scan करने का सुझाव दिया जाता है।ताकि दस्तावेजों/Documents की स्पष्टता/Clarity बनी रहे और File Size भी कम हो जाए,जिससे बहुत कम Bandwidth speed पर document जल्दी अपलोड करने में मदद मिलेगी।

15.यह एक महत्वपूर्ण बात है कि बोलीदाता/Bidder को यह सुनिश्चित करने के लिए कि उसने बोली प्रस्तुत करने की प्रक्रिया/Bid Submission Process complete कर ली है इसके लिए उसे Freeze Bid Button पर क्लिक करना चाहिए|जिन Bids को Freeze नही किया जाता है उन्हें Incomplete/Invalid माना जाता है और उन पर evaluation के लिए विचार नही किया जाता है|

16.ऑफलाइन भुगतान/Offline Payment के मामले में, विभाग को दिए हुए EMD दस्तावेज़/Document का ब्यौरा और online Bid Submission के समय प्रस्तुत स्कैन की हुई प्रतियां एक ही होनी चाहिए अन्यथा निविदा/Tender  खारिज/Reject कर दिया जाएगा|

17.ऑनलाइन बोली जमा/Online Bid Submission करने के दौरान बोलीकर्ताओं/Bidders को पेश आ रही कठिनाइयों और स्थानीय कारणों/Local issues से बोलीकर्ताओं/Bidders को Bid Submit करने में होने वाली किसी भी तरह की देरी के लिए TIA (Tender Inviting Authority)को जिम्मेदार नहीं ठहराया जाएगा|

18.इस पोर्टल के माध्यम से बोलीकर्ताओं/Bidders Bid Document केवल Online mode द्वारा submit कर सकते हैं | Offline दस्तावेजों/Documents इस प्रणाली/system के माध्यम से नियंत्रित/Handle नहीं किये जाते हैं ।

19.Bid के Freezing के समय, eProcurement system सभी documents upload करने के बाद एक Successful Bid Updation संदेश देता है और उसके बाद Bid Summary  बोली जमा/Bid Submit करने की तारीख,समय,Bid No. और अन्य सभी Relevant Details के साथ दिखाई देगी| बोलीदाताओं/Bidders द्वारा submit दस्तावेजों/documents को Bidder अपने e-Token का उपयोग कर Digitally Sign कर सकते हैं और फिर Submit कर सकते हैं।

20.Bid Submit करने के बाद ,Bid Summary को print करके Bid Submit करने की निशानी के रूप में एक पावती के रूप में रखना चाहिए। Bid Summary मंगाई गई निविदा/floated tender के लिए Bid Submission एक सबूत के रूप में कार्य करेगा|

21.System से सफल बोली प्रस्तुत/Successful bid submission  करने का मतलब है कि बोलीदाता/Bidder द्वारा upload की गई बोलियां/Bids प्राप्त है और इस System में संग्रहित है|

22.बोलीकर्ताओं/Bidders  द्वारा प्रस्तुत किये गए Bid Documents वायरस/Virus से मुक्त होने चाहिए| Bid Submission के दौरान  वायरस के कारण  यदि Document खोला नहीं जा सका तो Bid रद्द/Reject की जा सकती है|

23.निविदा पोर्टल/Tender Portal के शीर्ष पर Server Clock  में समय प्रदर्शित होता है ये समय बोली खोलने/Bid Opening और बोली प्रस्तुत करने का अनुरोध/Request for bid submission आदि सभी कार्यों के लिए मान्य होता है|

24.बोलीदाताओं/Bidders से अनुरोध है की वे Bid Submit करने की अंतिम तारीख और समय(सर्वर सिस्टम घड़ी के अनुसार) से पहले online eProcument System के माध्यम सेअपनी Bids TIA(Tender Inviting Authority) को प्रस्तुत करें|

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